5 Best Practices zum Schutz von Mitarbeiterdaten

Viele Organisationen aller Größen und Arten migrieren zu digitalen und papierlosen Systemen. Auch wenn sie viele Vorteile bieten, ist eine nicht zu vernachlässigende Gefahr das Risiko, dass kritische Informationen durchsickern. Mit dem Fortschritt der Technologie entwickeln Betrüger immer raffiniertere Hackertechniken. Wenn Ihre Organisation um die Sicherheit der Mitarbeiterdaten besorgt ist, ist es gut, einige effektive Methoden zu kennen, um diese zu schützen.
Die Personalabteilung speichert alle Mitarbeiterakten, einschließlich Krankenakten, persönliche Informationen, Bankkonten und Sozialversicherungsnummern. Dies sind wichtige Daten, und wenn Ihre Organisation nicht über einen soliden Cybersicherheitsplan verfügt, kann die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter gefährdet sein. Es ist ratsam, sich weitere Informationen darüber zu beschaffen, wie Sie Ihren Arbeitsplatz schützen und sicherstellen können, dass die für Ihre Mitarbeiter geltenden ausländischen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Hier sind einige ausgezeichnete Praktiken zum Schutz von Mitarbeiterdaten :

1. Analysieren Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Daten

Zunächst einmal ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich die Daten ansehen, über die Ihre Personalabteilung derzeit verfügt. Welche Daten sind das und wie kritisch sind sie für Sie und Ihr Unternehmen? Stellen Sie sicher, dass die Definitionen der Daten solide sind, nicht nur für eine bestimmte Gruppe oder Organisation, sondern für das gesamte Unternehmen.
Zu wissen, welche Informationen Sie besitzen, ist der erste Schritt, um sie erfolgreich zu sichern. Wenn Ihr Unternehmen schon seit Jahrzehnten besteht, können Ihre Personaldaten in Unordnung und Desorganisation abrutschen. Dieses Problem tritt viel eher auf, wenn Sie gerade dabei sind, auf digitale Formen umzusteigen. Es kann physische Kopien von Lebensläufen, biografischen Daten und Gehaltsabrechnungen geben, die in unverschlüsselten Dateien auf Ihrem Computer aufbewahrt werden.
Es reicht nicht aus, zu wissen, wo sensible Daten gespeichert sind; Sie müssen auch die Informationen über jeden ehemaligen oder aktuellen Mitarbeiter erfassen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Verbraucherdaten zu verwalten und die Kontrolle darüber zu behalten. Sortieren Sie alle früheren Aufzeichnungen und entscheiden Sie, wie sie aufbewahrt werden sollen. Glücklicherweise gibt es Software und Lösungen zur Datenorganisation, die es Ihnen ermöglichen, schwer zu findende Dokumente abzurufen, zu speichern und darauf zuzugreifen.

2. Klassifizieren Sie Ihre archivierten Daten

Wenn sensible Daten festgelegt wurden, kategorisieren Sie diese, damit alle Mitglieder der Personalabteilung wissen, was sie damit tun sollen. Durch die Kategorisierung kann Ihre Abteilung problemlos auf alle Informationen Ihrer Arbeitnehmer zugreifen, ohne Stunden damit zu verschwenden, sie in verstreuten Dateien zu suchen und zu lokalisieren. Sie ermöglicht es, den Zugriff auf befugte Personen zu beschränken und so sensible Informationen zu schützen.

3. Verschlüsseln Sie jedes Datenbit

Cyberkriminalität kann jeden und zu jeder Zeit treffen. Wenn alle anderen Schutzmaßnahmen versagen, kann Verschlüsselung eingesetzt werden, um Angriffe auf sensible Daten zu vereiteln. Ein Hacker oder seine Computerinfektion wird sich schließlich Zugang verschaffen und die Daten mitnehmen. Mit Verschlüsselung kann ein Hacker, egal wie tief er in Ihr Netzwerk eindringt, die Dateien nicht lesen, sodass die Daten auch dann noch geschützt sind, wenn auf sie zugegriffen wurde.
Während es für Unternehmen sehr üblich ist, nur äußerst sensible Informationen wie Mitarbeiter-IDs zu verschlüsseln, besteht eine sicherere Methode darin, alle Dateien der Mitarbeiter zu verschlüsseln. Da persönliche Daten und Informationen über Mitarbeiter regelmäßig aktualisiert werden müssen, ist es ratsam, alle Dateien zu verschlüsseln. Es hat sich gezeigt, dass Verschlüsselung auf der Ebene der Geschäftsprozesse effektiv eingesetzt werden kann, wenn die Verschlüsselung auf Dateiebene verwendet wird. Verschlüsselung erleichtert die Verwaltung eines Verfahrens oder eines Arbeitsablaufs, das/der für den Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten bei einer Data-Discovery-Bewertung erstellt wurde, erheblich.

4. Instruieren Sie die Personalabteilung

Es gibt keine Debatte darüber, inwieweit die Technologie das Personalmanagement verändert. Die Mitglieder der Abteilung müssen diese Veränderungen ständig im Auge behalten. Die Personalabteilung hat ständig Zugang zu den sensiblen Daten der Mitarbeiter. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sie in den besten Praktiken zur Aufbewahrung sicherer Dokumente zu schulen.
Manager müssen angemessen gerüstet sein, um mit den Schwierigkeiten umzugehen, die entstehen, wenn eine Person das Unternehmen verlässt. Dies müssen sie unbedingt tun, um Datenverletzungen zu vermeiden. Regelmäßige Aktualisierungen der Schulungen sind notwendig, um die Manager über die jüngsten Entwicklungen im Arbeitsrecht und die besten Praktiken bei der Entlassung von Mitarbeitern auf dem Laufenden zu halten.

5. Authentifizierung durch Autorisierung verlangen

Um unerwünschten Zugriff zu verhindern, sollten private Informationen nur für autorisierte Nutzer zugänglich sein. Alle Systeme auf den Computern Ihrer Personalabteilung sollten durch eine genehmigte Authentifizierung geschützt sein. Darüber hinaus kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass ein Benutzername und ein Passwort nicht ausreichen. Die Passwörter und Multifaktor-Authentifizierung werden für sensible persönliche Aufzeichnungen empfohlen. Darüber hinaus wäre es für Ihr Unternehmen ratsam, Verfahren einzuführen, die für den Zugriff auf bestimmte Arten von sensiblen Informationen die Genehmigung der Compliance-Beauftragten oder der obersten Führungsebene erfordern.

Schlussfolgerung

Da sich die Prozesse zur Erfassung von Informationen über Mitarbeiter und Verbraucher weiterentwickeln, muss das Unternehmen auch Protokolle zum Schutz sensibler Daten erstellen. Auch den Personalexperten wurden mehr Aufgaben übertragen, weshalb sie nun besondere Vorkehrungen treffen müssen, um alles abzudecken. Wir hoffen, dass die oben genannten Leitlinien Ihrem Unternehmen einige grundlegende Ideen zum Schutz von Mitarbeiterdaten geliefert haben.