5 meilleures pratiques pour protéger les données des employés

De nombreuses organisations de toutes tailles et de tous types migrent vers des systèmes numériques et sans papier. S’ils présentent plusieurs avantages, un danger à ne pas négliger est le risque de fuite d’informations critiques. À mesure que la technologie progresse, les fraudeurs continuent de créer des techniques de piratage plus sophistiquées. Si votre organisation s’inquiète de la sécurité des données de ses employés, il est bon de connaître quelques méthodes efficaces pour les protéger.
Le département des ressources humaines conserve tous les dossiers des employés, y compris les dossiers médicaux, les informations personnelles, les comptes bancaires et les numéros de sécurité sociale. Il s’agit là de données essentielles, et si votre organisation ne dispose pas d’un plan de cybersécurité solide, la vie privée de vos employés peut être mise en danger. Il est prudent d’obtenir plus d’informations sur la manière de protéger votre lieu de travail et de garantir le respect des réglementations étrangères en matière de protection de la vie privée applicables à votre personnel.

Voici quelques excellentes pratiques pour protéger les données des employés :

1. Analysez les données dont vous disposez

Avant toute chose, il est essentiel d’examiner les données actuellement détenues par votre service des ressources humaines. Quelles sont ces données et dans quelle mesure sont-elles critiques pour vous et votre entreprise ? Assurez-vous que les définitions des données sont solides, non seulement pour un groupe ou une organisation particulière, mais pour l’ensemble de l’entreprise.
Savoir quelles informations vous possédez est la première étape pour les sécuriser avec succès. Si votre entreprise est en activité depuis des décennies, vos données relatives aux ressources humaines peuvent glisser dans le désordre et la désorganisation. Ce problème est beaucoup plus susceptible de se produire si vous êtes en train de passer à des formes numériques. Il peut y avoir des copies physiques de CV, de données biographiques et de fiches de paie conservées dans des fichiers non cryptés sur votre ordinateur.
Il ne suffit pas de savoir où sont stockées les données sensibles ; vous devez également appréhender les informations relatives à chaque employé ancien ou actuel. Il est vital de gérer et de garder le contrôle des données des consommateurs. Faites le tri de tous les dossiers antérieurs et décidez comment les conserver. Heureusement, il existe des logiciels et des solutions d’organisation des données qui vous permettent de récupérer, de stocker et d’accéder à des documents difficiles à trouver.

2. Classifiez vos données archivées

Si des données sensibles ont été définies, classez-les afin que tous les membres de l’organisation des ressources humaines sachent ce qu’ils doivent en faire. La catégorisation permet à votre service d’accéder facilement à toutes les informations de vos travailleurs sans perdre des heures à les chercher et à les localiser dans des fichiers dispersés. Elle permet de limiter l’accès aux personnes autorisées, protégeant ainsi les informations sensibles.

3. Cryptez chaque bit de données

La cybercriminalité peut frapper n’importe qui et n’importe quand. Si toutes les autres mesures de protection échouent, le cryptage peut être utilisé pour contrecarrer les assauts contre les données sensibles. Un pirate ou son infection informatique finira par obtenir l’accès et prendre les données. Avec le cryptage, quelle que soit la profondeur à laquelle un pirate pénètre dans votre réseau, il ne pourra pas lire les fichiers, ce qui permet de protéger les données même après qu’elles ont été consultées.
S’il est très courant pour les entreprises de ne crypter que les informations extrêmement sensibles, comme les identifiants des employés, une méthode plus sûre consiste à crypter tous les fichiers des employés. Les données personnelles et les informations sur les employés doivent être mises à jour régulièrement, et il est recommandé de crypter tous les fichiers. Il a été démontré que le cryptage peut être utilisé efficacement au niveau des processus métier lorsque le cryptage au niveau des fichiers est utilisé. Le cryptage facilite grandement la gestion d’une procédure ou d’un flux de travail créé pour traiter les données sensibles des employés lors d’une évaluation de découverte de données.

4. Instruire le département des ressources humaines

Il n’y a pas de débat sur la mesure dans laquelle la technologie transforme la gestion des ressources humaines. Les membres du département doivent suivre en permanence ces changements. Le département des ressources humaines a constamment accès aux données sensibles des employés. Par conséquent, il est essentiel de les former aux bonnes pratiques pour conserver des documents sécurisés.
Les managers doivent être correctement équipés pour faire face aux difficultés qui surviennent lorsqu’une personne quitte l’entreprise. Il est essentiel qu’ils le fassent afin d’éviter les violations de données. Des mises à jour régulières de la formation sont nécessaires pour tenir les managers informés des développements récents en matière de droit du travail et des meilleures pratiques de licenciement des employés.

5. Exiger l’authentification par l’autorisation

Pour éviter tout accès indésirable, les informations privées ne doivent être accessibles qu’aux utilisateurs autorisés. Tous les systèmes des ordinateurs de votre service des ressources humaines doivent être protégés par une authentification approuvée. En outre, dans de rares cas, un nom d’utilisateur et un mot de passe peuvent ne pas suffire. Les mots de passe et l’authentification multifactorielle sont recommandés pour les dossiers personnels sensibles. En outre, il serait prudent pour votre entreprise d’établir des procédures exigeant l’autorisation des responsables de la conformité ou de la haute direction pour l’accès à certains types d’informations sensibles.

Conclusion

À mesure que les processus de collecte d’informations sur les employés et les consommateurs évoluent, l’entreprise doit également établir des protocoles de protection des données sensibles. Les experts en ressources humaines se sont aussi vus confier davantage de tâches et, par conséquent, ils doivent désormais prendre des précautions particulières pour tout couvrir. Nous espérons que les lignes directrices ci-dessus ont fourni à votre entreprise quelques idées fondamentales pour la protection des données des employés.